Tapahtumamarkkinoinnin Blogi 1306 / osa1
Tapahtumalle tilaisuus
Onkohan joku kirjoittanut blogia tapahtuman syntymisestä? Ei teoriaa, vaan elävän tapahtuman syntymää suunnittelusta toteutukseen ja ehkäpä vielä fiiliksiä jälkimainingeista. Minua haastettiin tähän ja päätin ottaa haasteen vastaan. Muutaman seuraavan kuukauden aikana pyrin kirjoittamalla avaamaan erään tapahtuman näkökulmasta kaikkea sitä, mitä tarkoittaa sanonta ’tapahtumalla on tuhat jalkaa’. Pyrin kättelemään avoimin mielin kaikkea eteen tulevaa ja ehkä faktan lisäksi ripaus ’miltä tuntuu’ asioita.
Blogin nimi on 1306, joka ei viittaa vuosilukuun vaan päivämäärään vuonna 2015. Tuohon mennessä kaikki on valmista. Olen tapahtumamarkkinoinnin kouluttaja ja pääasiassa en enää tee tapahtumia, jollei koulutustapahtumia lasketa sellaiseksi. Kuitenkin joka vuosi eteen astuu poikkeus, ja saan vastuuta tapahtuman suunnittelusta ja toteuttamisesta. Erinomaista. Näin säilyy käytännön tekemisen tuntuma.
1306 heräsi käytännössä joulun välipäivinä. Mies sanoi, että alkaa tulla kyselyjä lähestyvien pyöreiden vuosien viettämistavasta ja -paikasta. Nyt olisi paikka paeta tai antaa tapahtumalle tilaisuus. Jotenkin ymmärsin, että jos tapahtumalle annetaan tilaisuus, niin ottamalla aloitteellisen roolin hän myös taklaa yllätysjuhlat. Niistä kaikista voisi kirjoittaa ihan oman tarinan.
Päätös yksi, annetaan tilaisuus tapahtumalle. Siitä heti pohdinnan paikka: kun olet järjestämässä juhlia – kenelle niitä järjestät? Juhlittavalle vai vieraille? Keitä halutaan miellyttää? Kaiketi lopputulos usein on jonkinlainen yhdistelmä – jotakin juhlittavalle – jotakin vieraille – pyrkien onnistuneeseen kokonaisuuteen. Itsehän pidän kovasti erilaisista aktiviteeteistä esim. illanistujaisissa. Ja tiedän toki, että monet eivät voi sietää minkäänmoisia pelejä tai leikkejä.
Ennen kuin tapahtuman ohjelmaan asti päästään on luotava ja jalostettava idea tai teema, jokin punainen lanka jolla tämäkin tapahtuma virkataan. Joten ei muuta kuin mies auton rattiin ja auton nokka kohti pohjoista. Se on varma tapa saada miehestä jotakin irti ja usein 500 km riittää hyvään alkuun. Ei pääse karkuun, kun on ajettava etappi valmiiden töiden pinoon ja sitten vielä takaisin. Luulisi, että yhteensä tuhannen kilometrin matkalla saadaan yksi niin hyvä idea luotua, että sen ympärille sitten syntyy tilaisuus kesäkuun 13. päivä.
Tarina jatkuu. Seuraavassa osassa miten syntyy idea?